Le aziende affrontano la gestione dei rifiuti da un duplice punto di vista: quello operativo e quello documentale. In entrambi i casi è sempre importante muoversi secondo quanto prescritto dal quadro normativo.
In questo articolo vogliamo approfondire il secondo aspetto, quello relativo alla documentazione raccontando l’evoluzione che sta portando il cartaceo ad essere soppiantato dal digitale.
Quali sono i documenti necessari per lo smaltimento rifiuti? Cosa va compilato e in che modalità? Cosa è cambiato dall’introduzione del R.E.N.T.Ri. e quali sono gli ultimi aggiornamenti?
Rispondendo a queste domande intendiamo fare luce sui vantaggi di una gestione conforme e trasparente della filiera che per le aziende, da semplice obbligo, può diventare l’occasione per comunicare il proprio impegno nei confronti dell’ambiente e rafforzare la propria immagine con gli stakeholder.
Ma partiamo proprio dai diversi documenti e vediamo in che modo la digitalizzazione prospetta nuove modalità di compilazione.
La documentazione: cosa va compilato, come e quando
Nella gestione dei rifiuti, i principali documenti sono tre:
- il Modello Unico di Dichiarazione Ambientale,
- il Registro di carico e scarico,
- il Formulario di Identificazione dei Rifiuti.
Guardiamo più da vicino come devono essere compilati, da chi e in che momento della filiera. Inoltre per ciascuno analizziamo quali sono le novità e i vantaggi della digitalizzazione.
Modello Unico di Dichiarazione Ambientale
Per comodità si usa l’acronimo MUD e la compilazione di questo modello è obbligatoria per i produttori di rifiuti speciali e i soggetti identificati dal decreto legislativo 152/2006 e successive modificazioni (art. 189, commi 3 e 4) e dal decreto legislativo 197/2021 (art. 4 comma 8).
Ma andiamo con ordine, il Modello Unico di Dichiarazione Ambientale (istituito con la Legge 70/1994) è il documento in cui vengono riassunte le informazioni riguardanti i rifiuti prodotti nell’annualità precedente a quella della compilazione.
Le aziende usano questo modello per denunciare la quantità e tipologia di rifiuti prodotti, la gestione del trasporto, l’eventuale intermediazione e in ultimo i trattamenti di smaltimento o recupero a cui sono stati avviati.
Comunicazioni del MUD
Il MUD è formato da sei parti, dette Comunicazioni, che riguardano ciascuna una tipologia particolare di rifiuti speciali:
- Comunicazione rifiuti
- Comunicazione veicoli fuori uso
- Comunicazione imballaggi
- Comunicazione rifiuti urbani, assimilati e raccolti in convenzione
- Comunicazione rifiuti da apparecchiature elettriche ed elettroniche
- Comunicazione produttori di apparecchiature elettriche ed elettroniche
La presentazione del Modello Unico è adesso gestita digitalmente per quanto riguarda la gestione della Comunicazione rifiuti, veicoli fuori uso, imballaggi e rifiuti RAEE.
Il portale in cui vengono raccolte queste comunicazioni è quello del MUD Telematico, al quale si accede previa registrazione.
Per la Comunicazione rifiuti urbani, assimilati e raccolti in convenzione destinata ai Comuni o a soggetti delegati, il portale di riferimento è MUD Comuni o in alternativa tramite PEC.
Analogamente, la Comunicazione produttori di apparecchiature elettriche ed elettroniche si presenta per via telematica sul sito Registro AEE.
MUD semplificato
Per produttori di quantità limitate di rifiuti speciali va presentato il cosiddetto MUD semplificato. I soggetti che possono usare questa comunicazione devono rispondere a questi requisiti:
- non aver prodotto più di sette rifiuti;
- averli prodotti nell’unità locale a cui fa riferimento la dichiarazione;
- non aver usato, per ogni rifiuto prodotto, più di tre trasportatori e tre destinatari;
- aver conferito i rifiuti a destinatari sul territorio nazionale.
L’importanza per gli organi di controllo e per la trasparenza
I documenti necessari per lo smaltimento rifiuti sono fondamentali per gli organi di controllo, perché dimostrano che la gestione dei rifiuti è avvenuta in maniera conforme. Per le aziende presentare il MUD digitalmente è indubbiamente più comodo e con i software dedicati è ancora più facile.
L’Istituto Superiore per la Protezione e la Ricerca Ambientale si serve proprio dei dati raccolti con le dichiarazioni ambientali per i censimenti e le statistiche di settore. Queste informazioni sono la base su cui vengono imbastiti progetti e percorsi di valorizzazione da parte delle organizzazioni di competenza per minimizzare l’impatto delle aziende dal punto di vista della governance dei residui.
Registro di carico e scarico
Il documento che regola la gestione diaria, per così dire, dei rifiuti è il Registro di carico e scarico. Proprio come un registro contabile, questa carta riporta i rifiuti in entrata, cioè quelli prodotti che si riferiscono al carico, e quelli in uscita, in altre parole i rifiuti inviati ai trattamenti di recupero o smaltimento, come a dire lo scarico.
Sul registro vengono annotate le informazioni che riguardano i rifiuti come le caratteristiche qualitative e le quantità prodotte. Le norme per la gestione di questo documento si trovano all’interno del decreto legislativo che disciplina tutta la materia dei rifiuti (d. lgs. 152/2006 art. 190).
La legge richiede di compilare questo documento secondo i termini stabiliti ma allo stesso modo impone di registrare le informazioni che riguardano i rifiuti in modo corretto, pena sanzioni di non poco rilievo, soprattutto nel caso di omissioni, lacune o errori relativamente ai rifiuti pericolosi.
Per quanto riguarda la vidimazione, come descritto all’interno del decreto legislativo 4/2008, i registri, che sono numerati, vanno vidimati unicamente dalle Camere di commercio di competenza territoriale e vengono gestiti con le stesse procedure e modalità dei registri IVA.
Registro cartaceo o digitale?
Grazie alla transizione digitale introdotta con il R.E.N.T.Ri. che rende la tracciabilità dei rifiuti ancora più trasparente, alle aziende è richiesto di passare progressivamente dal formato cartaceo a quello digitale per quanto riguarda la documentazione necessaria per lo smaltimento rifiuti.
Il Registro di carico e scarico non fa eccezione: all’interno del portale R.E.N.T.Ri. è stato creato a partire dall’8 maggio 2024 un ambiente demo per testare le seguenti operazioni:
- tenuta in locale del formato digitale del registro,
- vidimazione digitale,
- trasmissione dei dati al portale.
I software dedicati alla gestione dei rifiuti come quello proposto da Omnisyst sono in grado di interoperare con il portale per facilitare la presentazione della documentazione secondo i tempi e le modalità richieste.
Per le aziende non c’è una scelta tra la presentazione della documentazione in formato cartaceo o digitale, tutto dipende dall’obbligatorietà o meno di iscrizione al R.E.N.T.Ri. Se è comunque possibile aderire in maniera volontaria, va detto che i soggetti che non sono obbligati all’adesione possono continuare a tenere i registri di carico e scarico in un nuovo formato cartaceo.
Formulario di Identificazione dei Rifiuti
Nel momento in cui i rifiuti lasciano il produttore, il documento di riferimento è il FIR, il Formulario di Identificazione dei Rifiuti.
Possiamo per semplicità immaginarlo come una bolla di accompagnamento, una carta cioè che scorta i rifiuti durante il trasporto e che riporta i dati del produttore, del trasportatore e del destinatario.
Definito dal decreto ministeriale 145/1998, il FIR sostituisce qualunque altro documento di trasporto ed è necessario nel momento in cui i rifiuti, pericolosi o non, lasciano il produttore.
Questo formulario è compilato da più figure, che sono tutti gli attori della filiera di gestione. Ciascuno è responsabile di quanto contenuto nella propria area di competenza: se il produttore può delegare al trasportatore la redazione della propria parte, va detto che ne avrà comunque la responsabilità legale.
Come per il Registro di carico e scarico, anche il FIR deve essere vidimato dalla Camera di commercio che esercita competenza territoriale.
Le novità con R.E.N.T.Ri.
Anche nel caso del formulario, l’obbligo di adesione al R.E.N.T.Ri. impone o meno il passaggio alla compilazione digitale o meno.
Un mese dopo la fase di test della tenuta digitale del Registro di carico e scarico, precisamente il 19 giugno 2024 è stata avviata la fase demo per la gestione telematica del FIR.
Le operazioni e i servizi testati sono:
- emissione, gestione e sottoscrizione digitale del FIR;
- restituzione della copia digitale del FIR;
- trasmissione al R.E.N.T.Ri. dei dati relativi ai rifiuti pericolosi.
Questa possibilità si verifica solamente per chi usa già un software gestionale per i rifiuti e nel caso del FIR richiede che l’accesso digitale sia possibile da parte di tutti i soggetti coinvolti.
In precedenza, le copie cartacee del documento erano quattro: due al produttore, la prima compilata al momento della cessione al trasportatore e l’altra completa e compilata integralmente una volta raggiunta la destinazione; una al trasportatore e un’altra a destinazione.
Ora, chi è tenuto ad aderire al percorso digitale, disporrà di un’unica copia digitale, mentre per chi non ha l’obbligo di farlo, le copie cartacee passano da quattro a due.
Il passaggio al digitale, richiesto per chi è tenuto all’iscrizione al R.E.N.T.Ri., è fissato nella data del 13 febbraio 2026 ma il Ministero precisa che è possibile aderire su base volontaria una volta conclusa la fase di sperimentazione attualmente in corso.
Digitalizzazione: i vantaggi per le aziende
Abbiamo già parlato della scelta di un software per la gestione dei rifiuti, con questo articolo abbiamo scelto di concentrare l’attenzione sulla documentazione necessaria per lo smaltimento rifiuti e in particolare sull’urgenza per i produttori a cui è richiesto, di abbandonare il cartaceo per il digitale.
L’alternativa telematica, per molti un obbligo nelle date limite previste, abbinata ad una gestione completamente digitale della filiera concede piena trasparenza nei confronti degli organi di controllo e riduce i tempi e i costi operativi.
Le aziende che ci scelgono come partner per la governance dei rifiuti sanno che il nostro software non si limita a digitalizzare la documentazione necessaria, è invece pienamente interoperabile con la piattaforma del Ministero, il R.E.N.T.Ri. semplificando i processi di invio.
Grazie al monitoraggio digitale, per le aziende si concretizza la rivoluzione dell’approccio nei confronti degli scarti che consente di valorizzare percorsi di recupero e di economia circolare.
Non è possibile infatti realizzare operativamente strategie di simbiosi industriale e sviluppare livelli di circolarità senza servirsi di strumenti digitali.
Il vantaggio di una gestione degli scarti che beneficia della digitalizzazione è fondamentale per costruire una strategia di valore a testimonianza di un impegno reale e concreto nei confronti della sostenibilità.Se come noi credi anche tu nella transizione digitale e vuoi portare la tua azienda a creare valore anche dal comparto degli scarti, contattaci per una consulenza personalizzata.
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